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En busca de la copia de seguridad perfecta
No hay semana en la que, por un motivo u otro, no me tope con quien se ha quedado sin sus fotos, sin su correo electrónico, sin la contabilidad, o sin nada.
Algunos usuarios ni siquiera imaginan que sus trabajos pueden desaparecer para siempre. Los datos, efectivamente, cuentan con un variado surtido de enemigos.
Incluso para quienes se lo toman en serio y hacen copias de seguridad todos los días, la casualidad consigue fastidiarles de vez en cuando: el disco duro de las copias está lleno o estropeado, la copia automática no se ha activado jamás, se han copiado datos inútiles, un virus ha borrado tanto los datos originales como las copias…
Siendo conscientes de que aquello que se sustente en Windows no puede alcanzar la perfección, haremos un importante esfuerzo e intentaremos acercarnos lo más que podamos a ella.
REQUISITOS PARA UNA COPIA DE SEGURIDAD
He recopilado los procedimientos aconsejados por varias compañías expertas en la seguridad de datos. Te resumo lo que debería exigirse a un buen sistema de backup:
EN MODO AUTOMÁTICO
Una copia que depende de un ser humano es aún menos fiable que la que depende de Windows o de su peor aplicación añadida. Un día porque llego tarde, otro porque se me pasó, y otro porque ya todo me da igual… llega el desastre. Para consolarme, me pongo a tocar el ukelele.
Un software de copias debe poder ser programado para que éstas se hagan automáticamente.
FICHEROS ESTÁNDAR
La utilidad de copias de seguridad de Windows es de las más fiables que conozco. Si el programa emite el mensaje «la copia de seguridad se ha efectuado correctamente», eso es así. Nunca me he encontrado con disgustos. Además, si hay problemas, avisa.
Pero nada es tan bonito como parece: si el ordenador se estropea, hay que cambiarlo, y el Pc nuevo viene con un Windows diferente, lo más probable es que Windows suelte un «esta copia ha sido realizada con una versión incompatible. Búsquese la vida por ahí, caballero”.
Por eso, lo adecuado es que el software de backup lo haga bien dejando los ficheros copiados tal y como son, bien comprimiéndolos en formatos que podamos manejar fácilmente (ZIP, RAR).
COPIAS ATRASADAS
Lo ideal es trabajar con dos o más soportes externos al ordenador (dos discos duros USB, por ejemplo) que se vayan alternando semanalmente. Pero como que cambiarlos depende de que alguien lo haga, la fiabilidad queda a merced del clima. Más adelante te contaré alternativas automáticas.
El caso es que, si por cualquier razón (un virus, un corte de luz, un fallo en el disco duro), el fichero de clientes (o el fichero de asientos contables, o el de facturas), se ha deteriorado por completo y no te has enterado aún, la copia automática se quedará con ese fichero dañado, borrando y sustituyendo a una versión correcta.
Con la copia de la semana anterior podríamos rescatar ficheros en perfecto estado. Algo descatualizados, eso sí. Pero mejor eso que nada.
COPIA TOTAL, DIFERENCIAL E INCREMENTAL
Para ahorrarnos tiempo y recursos, podríamos programar una copia total cada viernes, y una diferencial (de los ficheros añadidos o modificados desde el viernes) o una incremental (de los ficheros añadidos o modificados teniendo en cuenta tanto la copia total anterior, como las incrementales posteriores a ésta) el resto de la semana. Las copias se hacen más rápidamente.
DESCONEXIÓN DEL SOPORTE DE COPIAS
Una vez acabada la copia, el disco duro que la contiene debe quedar inaccesible al ordenador. El motivo es que algunos virus arrasan con todo, sin distinguir lo original de la copia, ni lo del ordenador afectado del resto de la red.
Algunos programas ofrecen tal habilidad. Pero si no es así, se puede automatizar la desconexión.
LOS FICHEROS EN USO, TAMBIÉN
Algunas utilidades de copia no consiguen guardar los ficheros en uso. Por ejemplo, si te dejas outlook abierto, el programa no sabrá guardar tu correo electrónico. Por eso elegiremos uno que se las apañe en tales circunstancias.
UNA IMAGEN (CLONACIÓN) DEL DISCO DURO
Podría programarse que, una vez al mes, por ejemplo, se hiciera una especie de «fotocopia» del disco duro. Si éste se estropeara, restauraríamos esa «fotocopia» para que todo funcionara sin más configuraciones, sin tener que instalar programa alguno. El propio Window lo hace rápido y bien: sólo hay que configurarlo.
EN OTRO LUGAR
La ley exige que una copia de los datos de la empresa se guarde en una ubicación distinta a la que cobija los datos originales. En otro edificio, en otro domicilio. Esto es para que, en caso de incendio, tormenta, inundación, robo u otros accidentes, los datos permanezcan a salvo. Además, se lo ponemos más difícil a los ataques por virus.
AVISOS
Exigiremos otro requisito más: que, al finalizar la copia, nos avise de cómo ha ido. Normalmente, estos avisos suelen coincidir con la realidad, sobre todo cuando hay problemas. Los registros pueden ser enviados por correo electrónico o, como mínimo, con un mensaje en el escritorio del propio ordenador.
COMPROBAR
Hasta ahora, todo es teórico. La copia, teóricamente, se ha hecho. Y se ha hecho bien. Pero… ¿que pasaría si borráramos los datos del ordenador original y restauráramos la última copia? ¿Funcionará todo correctamente?
Bien, esta prueba no debe hacerse de este modo. Pero sí que, de forma periódica, se utilizará un ordenador auxiliar, se volcarán las copias en él y se comprobará que todo está bien. Hay casos muy tontos: las copias se hacen de todo menos de lo importante, uno se equivoca de disco de destino, el disco está lleno, las copias no se han hecho jamás, el disco de copias está estropeado, nadie hace caso a los mensajes del programa de copias, etc.
LO MÁS PRÁCTICO
Puesto que, como decíamos, la ley exige guardar una copia de los datos en otra ubicación, podríamos combinar un sistema de copias locales con una copia Online.
Para las copias locales nos valdremos de uno o varios discos duros USB, o de uno o más NAS (discos duros accesibles a través de la red). O incluso de un ordenador que, dotado de discos de gran tamaño, guarde las copias y sirva, al mismo tiempo, para comprobarlas.
Por supuesto, existen más opciones en el mercado, como los cartuchos RDX o las cintas. Cada necesidad tiene una solución.
En cuanto a los servicios de copia online, Livedrive (por ejemplo) ofrece un espacio ilimitado y hasta 30 versiones de los ficheros por muy poco dinero. También existen servicios gratuitos. El caso es que todo se haga de forma automática y que se compruebe que todo funciona correctamente.
¿QUÉ HACEMOS CON LAS FOTOS?
Uno de los fallos más frecuentes que se hacen con las fotos es mantenerlas en un sólo lugar. Son muchos los que piensan (muy erróneamente) que por guardarlas en un disco duro «para copias de seguridad» están seguras. La realidad no es esa. La realidad es que todo puede estropearse, romperse, caerse, mojarse, quemarse, perderse, robarse, etc.
Por eso, las fotos deben estar siempre en, al menos, dos lugares. Por ejemplo, en el ordenador y en un disco duro externo. Pero si se borran del ordenador y sólo permanecen en un disco duro externo, se corre un riesgo muy elevado.
Si no queremos tenerlas en ordenador por cuestión de espacio, las guardaremos en dos discos duros externos, en un disco duro externo y en la nube, o en dos nubes diferentes.
Google, por ejemplo, ofrece alojamiento gratuito e ilimitado para las fotos (se redimensionan a 2000 pixeles por su lado mayor). Flickr te ofrece 1 Tb de espacio gratuito para tus fotos. Mega te da 50 Gb. Y Livedrive, espacio ilimitado por 20 céntimos al día.
NO ES CUESTIÓN DE DINERO
Está muy claro que estas indicaciones no sirven para aplicarse a un banco o a la bolsa de Nueva York. Pero sí para los autónomos y la PYME. Sólo deberán ajustarse los recursos adecuados para cada cual.
Por supuesto, un disco duro USB cuesta algunos euros. Pero hay muchos recursos y muy buenos que se ofrecen de forma gratuita y cumplen muy bien con el cometido de mantener tus datos a buen recaudo. He aquí unos cuantos:
PROGRAMAS GRATUITOS PARA COPIA DE SEGURIDAD
Antes de nada, deberíamos estar de acuerdo en que es mejor hacer copias de alguna forma que no hacer nada. Y en que, a más exigencias, más dinero (normalmente).
Porque si la excusa es el dinero, te dejo una pequeña lista de programas de copia de seguridad que son totalmente gratuitos. Puedes consultar la web del fabricante.
Por supuesto, casi todos ellos tienen sus versiones de pago (muy poquito) que se acercan más a lo ideal. Pero lo importante es hacer copias a menudo, automáticas, que una de las copias esté algo lejos, y que se compruebe si los datos más importantes están en esas copias.
Unos pocos ejemplos de software gratuito:
– Uranium Backup Free.
– Iperius Backup Free.
– EaseUs Todo Backup Free.
– Veeam Endpoint Backup Free.
– Cobian Backup (también es free).
– Copia de Seguridad de Windows (en tu panel de control).
En una Nube y gratis:
– Google Fotos (sólo para las fotos. Sirve para teléfonos android, iphone y para Pc y Mac. Sin límite de espacio para fotos redimensionadas automáticamente por la aplicación a 2000 píxeles en su lado mayor).
– Google Drive (15 Gb).
– OneDrive (5 Gb).
– Dropbox (2 Gb).
– Box (10 Gb).
– Mega (50 Gb).
– Copy (15 Gb).
La combinación de las copias in situ y online aporta una mayor seguridad. De hecho, los datos están más seguros en un servidor de Google, Microsoft o Dropbox, por ejemplo, que en la oficina.
Alojar una copia en formato ZIP de lo más importante de nuestros datos en “la nube” no es mala idea.
No nos cansaremos de insistir en que tus datos pueden desaparecer en cualquier momento, en cuestión de segundos, y de la manera más tonta e inesperada. Es muchísimo mejor un sistema imperfecto que uno inexistente.
El dinero, como ves, no es excusa. ¿Qué otra excusa se nos podría ocurrir? Ah, sí: «a mi no me pasan esas cosas…»