Cómo ahorrar tiempo con el correo electrónico
Seguro que pasas mucho tiempo delante de tu ordenador. Puede que el Pc sea tu principal herramienta de trabajo, con la que haces la mayor parte de tus tareas. Tantas que acaban consumiéndote el día.
Es más que probable que ya le saques el máximo rendimiento a ese cacharro. Pero tan probable como eso es todo lo contrario. Afinando la herramienta, podrías largarte a casa media hora antes. ¿Tan difícil es alcanzar tan humilde objetivo? Veamos si podemos lograrlo concentrándonos únicamente en el correo electrónico.
EVITAR TODA TAREA QUE PUEDAS EVITAR
Así que veamos el primer paso: evitar todas las tareas que se puedan. Si confeccionas una lista de todo lo que haces a lo largo de la jornada, seguro que, al estudiarla, te preguntas… ¿y por qué tengo que pasar tanto tiempo en todo esto? Con hacer las cosas de un modo u otro, las consecuencias cambian.
No publicar ningún correo electrónico en la web
Muchas empresas publican una dirección de correo electrónico (o incluso varias) en sus páginas web. Esto provoca que millones de profesionales del spam incluyan en sus ficheros esas direcciones y las ametrallen con fantásticas ofertas. Revientan, literalmente, las bandejas de entrada de millones de personas.
Las víctimas pasarán un buen rato separando el correo bueno del malo. Entre la confusión, más de un mensaje importante será borrado. ¿Cuánto tiempo pasas al día borrando mensajes que no te interesan? ¿Lo has medido aunque sólo sea por curiosidad?
Para evitar eso basta con no proclamar a los cuatro vientos nuestra cuenta electrónica y, en su lugar, incluir un formulario de contacto previsto para que no pueda ser rellenado por un robot. Ojo a la página «Acerca de» y la del «Aviso Legal»: mejor omitir ahí cualquier dirección de correo electrónico, dejando solamente la dirección postal.
Cuenta Basura
Veamos otra situación. A menudo nos interesa cierta información. Para conseguirla, se nos obliga a dejar un email. Incluso si hacemos una sola compra de un sólo producto, recibiremos, fruto de esa sola compra, varios correos al día. ¿Cómo evitarlos? Vale la pena crear una cuenta para esa sola cuestión. Algo así como «correobasura-2016-segundo-semestre@hotmail.com». Esa cuenta la utilizaremos sólo para cuando, sabiamente, preveamos una lluvia de correos electrónicos cuando no tengamos más remedio que dejar un email. Esa cuenta la dejaremos ahí, abandonada, sin hacerle ni caso, sin atenderla, olvidada por completo. Y hasta que rebose, hasta que nos echen.
Conseguiremos así que el correo electrónico que nos interesa se mantenga sano y, efectivamente, deje de robarnos tanto tiempo al día.
Spam
Es el ladrón por excelencia de tiempo. Afortunadamente, hay remedios que lo eliminan prácticamente por completo. Muchas soluciones se basan en un filtro instalado en «la nube» que sólo dejará pasar el correo lícito. El precio no es demasiado elevado. Pero muchas empresas, por la cantidad de ordenadores a proteger, prefieren omitir esta solución. Sin embargo cabe preguntarse si es más rentable trabajar con o sin spam.
Si gestionas tu correo con Google Apps o con las soluciones online de Microsoft, es poco probable que te entre correo basura. Algunos antivirus también se encargan del problema.
Sea como sea, si cada día tienes que lidiar con el correo basura, pierdes demasiado tiempo y deberías poner fin a este molesto inconveniente.
CORREOS QUE NO REQUIEREN ATENCIÓN INMEDIATA
Los filtros
Otro caso similar, que provoca masificación y confusión en la bandeja de entrada, es la llegada de decenas de correos electrónicos que, en cierta manera, nos interesan. Es el caso de nuestros proveedores favoritos, nuestro club de golf favorito (porque tenemos varios), nuestro asesor financiero, nuestro decorador personal de yates, etc.
Algunos de éstos pueden enviar incluso 3 o 4 mensajes al día. Y si ya llevamos algún tiempo en el negocio, aún cuando hayamos sabido evitar los correos basura, la bandeja se llenará hasta los topes al final del día.
Estos mensajes, normalmente, no requieren atención alguna. Tal vez incluyan información que precisemos en el futuro, como un cambio de precios, por ejemplo. Pero llegan a la bandeja de entrada, la saturan, generan confusión, y nos roban tiempo porque nos obligan a decidir si los borramos, guardamos o leemos.
Todos los programas de correo electrónico incluyen una herramienta que se llama «filtro». Incluso si trabajas con Gmail, o Hotmail, también podrás utilizarla. Se trata de configurarlos de tal modo que, cuando llegue uno de esos mensajes, se archive en una determinada carpeta. Ni siquiera los veremos. Si tenemos tiempo y si los necesitamos, acudiremos a ellos. Y si no, no.
GESTIONANDO EL RESTO
Pongamos que hemos hecho bien todo lo anterior. Y que tenemos la sana costumbre de dejar la bandeja de entrada completamente vacía al final del día. Todos los correos que no han sido evitados o guardados automáticamente, han sido contestados, gestionados y, finalmente, archivados.
Y amanece un nuevo día. Cómo no, aparecen nuevos correos. Nacen como las setas: a veces a pares, a veces por docenas. Ya todos deberían merecer nuestra atención. Hemos ahorrado tiempo clasificándolos y ya podemos concentrarnos, por fin, en nuestro trabajo.
Pero cada uno de estos correos significa una nueva tarea, casi seguro. Todos merecen ser contestados: son cinco minutos mínimo por cada correo. La comunicación entre cliente y proveedor es buena porque genera, con el tiempo, confianza y refuerza vínculos. Pero, en ocasiones, recibimos correos que ni son de nuestro departamento y apenas nos incumben.
Por ejemplo, no deberíamos recibir nada que nos preguntara el horario, el contacto del departamento de contabilidad, el procedimiento de devolución de un producto, etc.
Correos semi-elaborados
Hay diversas formas de gestionar este tipo de correo. La más asequible es utilizar «correos prefabricados» o «semi-elaborados». En Gmail, por ejemplo, existe una función llamada «Respuestas estándar» En otros programas existen las «plantillas» u otras formas que evitan redactar el mismo texto una y otra vez. Como opción, podemos ayudarnos de los programas de creación de textos automáticos, de los que hablaremos en otro momento.
Es absurdo, por ejemplo en nuestro caso, escribir de cabo a rabo cómo se renueva el antivirus avast cada vez que se nos pregunta por ello. Es más: nos anticipamos y con cada renovación detallamos los pasos necesarios para que el cliente la concluya de la manera más fácil posible.
Autocontestadores
Otra herramienta, desconocida para muchos, es el contestador automático de correos electrónicos. Aunque esa función, la de contestar automáticamente, aún no la contemplaremos.
Pongamos que tenemos un nuevo cliente. Nos deja su correo electrónico, como es natural, y éste lo añadimos a un pequeño robot que funciona las 24 horas del día. El robot podría, por ejemplo, enviarle un mensaje de bienvenida y agradecimiento por habernos escogido como proveedor. Éste habría sido el primer mensaje de una pequeña serie.
En el siguiente mensaje, le informaríamos de los teléfonos de contacto de los diferentes departamentos de la empresa, así de cómo gestionar las casi imposibles reclamaciones que podrá formularnos.
En otro email, unos cuantos consejos sobre la utilización del producto o servicio que le hayamos suministrado.
Y así, hasta lo que la sensatez disponga. Por un lado habremos facilitado información útil que el cliente agradecerá; y, por otro, nos habremos ahorrado contestar algo que no deberían preguntarnos a esas alturas del viaje.
Más filtros
No cabe duda que siempre hay preguntas que no son pertinentes, que deben formularse a otros departamentos o que no se relacionan, ni de lejos, con nuestra empresa.
Si se da el caso, los filtros de correo electrónico son capaces de actuar y contestar automáticamente un correo y/o reenviarlo a otra persona si en su contenido se detectan ciertas palabras. Por ejemplo: si no pertenecemos al departamento de facturación y se nos escribe «no hemos recibido la factura correspondiente…» podremos crear un filtro (o regla) que reenvíe este correo al departamento correspondiente y, además, conteste a nuestro interlocutor explicándole que «hemos pasado el tema a nuestro compañero Manolito que es el encargado de la facturación y tal…»
De todo esto ni siquiera nos enteraremos. Pero es necesario que los filtros actúen a la perfección, porque podría darse el caso de que en el mismo correo se nos incluyera un pedido, tema que tal vez llevemos.
COMUNICÁNDOLE AL JEFE TU NUEVO HORARIO
Si has seguido los pasos anteriores, deberías poder irte a casa al menos media hora antes. Habrás podido hacer el mismo trabajo de siempre, incluso más, incluso con más calidad. Ahora sólo falta el detalle de comunicarle al jefe que te largas a casa media hora antes.
¡NI SE TE OCURRA! Si le cuentas que aplicando algo de tecnología se puede hacer el mismo trabajo con menos tiempo, te pondrá, en el mejor de los casos, más trabajo. O, peor: ya que trabajas menos horas, se te aplicará la correspondiente reducción en la nómina. ¿Cómo lo ves?
De momento, veamos como trabajar mejor, evitar fallos, evitar trabajos repetitivos y que todo esto nos aporte algo de calidad de vida. Luego… ya veremos.